คุณต้องใช้ CRM หรือสเปรดชีตก็พอแล้ว?

สเปรดชีตใช้ได้ดีจนกว่าจะเกิดเรื่องใดเรื่องหนึ่งในสามเรื่องนี้: สองคนต้องแก้ไขพร้อมกัน มีคนต้องรู้ว่าเดือนที่แล้วเกิดอะไรขึ้น หรือต้องพิมพ์ข้อมูลลูกค้าลงไปใหม่จากที่อื่น เมื่อเรื่องใดเรื่องหนึ่งเกิดขึ้นทุกวัน สเปรดชีตก็กลายเป็นระบบไปแล้ว โดยที่ไม่มีใครออกแบบมัน

NEVDEV สร้าง CRM และแดชบอร์ดเฉพาะให้ธุรกิจในภูเก็ตและต่างประเทศ นี่คือวิธีที่เราตัดสินว่าธุรกิจต้องมีหรือไม่ และถ้าต้องมี มันควรหน้าตาเป็นอย่างไร

สัญญาณว่าสเปรดชีตกลายเป็นระบบไปแล้ว

• งานส่วนหนึ่งของใครสักคนคือ "คอยอัปเดตชีต"
• มีไฟล์ชื่อ "FINAL v3" และไม่มีใครแน่ใจว่าเป็นฉบับล่าสุดหรือเปล่า
• ลูกค้าคนเดียวกันถูกพิมพ์ไว้สองครั้ง สะกดสองแบบ
• ไม่มีใครตอบได้ว่า "เดือนมีนาคมเราได้รับคำถามจากลูกค้ากี่ราย" โดยไม่ต้องใช้เวลาเป็นชั่วโมง
• เจ้าของเป็นคนเดียวที่รู้ว่าทุกอย่างเชื่อมกันอย่างไร

ถ้ามีสามข้อที่เป็นจริง ธุรกิจกำลังจ่ายค่า CRM เป็นชั่วโมงทำงานอยู่แล้ว เพียงแต่ยังไม่ได้ CRM มาใช้

ทำไม CRM สำเร็จรูปมักไม่เข้ากับธุรกิจ

CRM สำเร็จรูปถูกสร้างมาสำหรับทีมขายที่ขายสินค้าเดียวให้หลายบริษัท ผู้จัดการวิลล่า โรงเรียนสอนดำน้ำ คลินิก หรือช่างภาพ ไม่ได้ทำงานแบบนั้น เดือนแรกพวกเขาใช้ไปกับการดัดเครื่องมือให้เข้ากับงาน เดือนที่สองใช้ไปกับการหาทางเลี่ยงมัน และพอถึงเดือนที่สาม ทีมครึ่งหนึ่งก็กลับไปใช้ WhatsApp

CRM ที่ทำขึ้นเฉพาะมีรูปร่างตามธุรกิจ มีช่องข้อมูลที่ธุรกิจใช้ มีขั้นตอนที่ธุรกิจผ่านจริงๆ และไม่มีอะไรเกินกว่านั้น ปกติแล้วมันเล็กกว่าที่คนคาดไว้

CRM ที่ทำขึ้นเฉพาะควรทำอะไร

• เก็บลูกค้าแต่ละรายไว้ครั้งเดียว พร้อมทุกอย่างเกี่ยวกับเขาในที่เดียว
• รับคำถามจากเว็บไซต์ Instagram และอีเมลเข้ามาโดยตรง โดยไม่ต้องมีใครพิมพ์ใหม่
• ให้แต่ละคนเห็นเฉพาะสิ่งที่งานของเขาต้องใช้
• ตอบคำถามประจำเดือนได้ในคลิกเดียว
• ให้คนในธุรกิจเป็นคนดูแล ไม่ใช่เรา

สิ่งที่ไม่ควรทำ

มันไม่ควรพยายามเป็นทั้งระบบบัญชี ระบบจอง และเครื่องมือการตลาดในคราวเดียว สิ่งเหล่านั้นมีอยู่แล้ว CRM ที่ดีจะเชื่อมต่อกับพวกมัน การสร้างทั้งหมดขึ้นใหม่ตั้งแต่ต้น คือวิธีที่โปรเจกต์สามเดือนกลายเป็นโปรเจกต์สองปี

คำตอบแรกมักจะเป็นการยังไม่ต้องสร้าง

เมื่อ NEVDEV ตรวจสอบธุรกิจ ประมาณหนึ่งในสามของกรณี คำตอบคือ "ยังไม่ถึงเวลา" เปลี่ยนชื่อสองคอลัมน์ ตกลงกันว่าใครเป็นเจ้าของชีต เชื่อมฟอร์มบนเว็บไซต์เข้ากับชีต แล้วกลับมาดูอีกครั้งในหกเดือน เราขอพูดแบบนั้นดีกว่าสร้างสิ่งที่ธุรกิจไม่ต้องการ เพราะระบบที่คุณไม่ต้องการทำให้เสียเงินสองต่อ: ครั้งแรกตอนสร้าง แล้วก็ทุกเดือนตอนต้องหาทางเลี่ยงมัน

เมื่อถึงเวลาแล้ว

ถ้าชีตทำให้ทีมเสียเวลารวมกันมากกว่าหนึ่งวันต่อสัปดาห์ ถ้าคุณตอบคำถามพื้นฐานเกี่ยวกับลูกค้าของตัวเองไม่ได้ หรือถ้าคุณกำลังจะจ้างคนมาเพื่อจัดการข้อมูลเป็นหลัก ก็ถึงเวลาแล้ว CRM ที่สร้างให้พอดีกับธุรกิจมักคุ้มทุนจากชั่วโมงทำงานที่มันคืนให้ และหมายความว่าคนต่อไปที่คุณจ้างจะได้ทำสิ่งที่มีประโยชน์กว่าการนั่งพิมพ์ข้อมูล